De acordo com o dicionário Houaiss da Língua Portuguesa, a palavra evento significa “qualquer acontecimento (festa, espetáculo, comemoração, solenidade etc.) organizado por especialistas, com objetivos institucionais, comunitários ou promocionais“. Ou seja, para ser caracterizado um evento, é necessário que haja a organização por especialistas e também um objetivo central.
Grande parte dos eventos são caracterizados pela reunião de pessoas, unidas por um objetivo comum. Uma festa de aniversário, por exemplo, reúne convidados a fim de parabenizar o aniversariante.
Já um evento empresarial, especificamente, quando organizado de forma adequada, tem o papel de aproximar a marca dos seus stakeholders — clientes, fornecedores, colaboradores, sindicatos e até da comunidade — tornando esse relacionamento mais sólido, além de motivar os colaboradores.
“Quero montar eventos empresariais, por onde devo começar?” Você deve estar se perguntando e, sem dúvida, o primeiro passo é o planejamento. Assim como antes de preparar uma receita é necessário verificar quais os ingredientes disponíveis, um evento começa muito antes da data de seu acontecimento.
O planejamento tem papel de definir qual será a data e horário do evento, o tema, o número máximo de convidados, o objetivo, as atrações, os prazos, a estratégia de divulgação, os equipamentos e equipes necessárias para que tudo aconteça e assim por diante. Dessa forma, quanto mais cirúrgico for o planejamento, mais precisa será a execução do evento.
É como diz uma citação, geralmente atribuída a Abraham Lincoln “Dê-me seis horas para derrubar uma árvore e passarei as quatro primeiras afiando o machado“. Ou seja, essa fase do evento é o momento de afiar as ferramentas.
Dada a importância dessa etapa, a recomendação é: documente tudo. Elabore um controle único, categorize todos os itens do evento e anote quem é o responsável por cada um deles. Por exemplo: alimentação (entrada, prato principal e sobremesa) — responsabilidade de fulano.
Agora que você já sabe quanto é importante montar eventos empresariais e qual a necessidade do planejamento, confira 6 dicas que vão garantir o sucesso total do seu próximo evento.
Quanto antes o planejamento começar, maior será a tranquilidade para escolher fornecedores, estudar o local ideal para a realização do evento e negociar custos. Além disso, há mais tempo para se proteger de imprevistos, o que diminui as chances de que algo dê errado no grande dia.
Só quem já organizou um evento com prazo apertado sabe quanto isso pode ser prejudicial para o seu sucesso. Afinal, os níveis de estresse de toda a equipe envolvida tendem a aumentar e de acordo com Ari Putkonen, pesquisador da Universidade de Oulu (Finlândia), “a pressão do tempo e a sobrecarga mental afetam o desempenho geral e a qualidade e a capacidade de inovação do trabalho“.
Imagine que uma empresa organiza um evento para apresentar seus novos produtos a clientes em potencial, mas o fornecedor responsável pelos aparelhos de som e telão não aparece.
Além da dor de cabeça que esse problema pode causar, os convidados certamente levarão consigo uma imagem negativa sobre a empresa. Afinal, a situação pode passar a impressão que a empresa não tem cuidado com os detalhes.
Para evitar qualquer situação parecida, é fundamental contar com bons fornecedores. E só é possível descobrir isso por meio de pesquisas detalhadas. Por isso, busque recomendações e avaliações, marque uma reunião pessoal com os prestadores de serviço e, por último, confira se há alguma queixa grave sobre a empresa em portais como o Reclame Aqui — maior site de reclamações de consumidores do Brasil.
É importante que o evento tenha um objetivo claro. Por exemplo, uma festa de confraternização para os colaboradores têm como objetivo promover a integração entre todos os convidados. Nesse caso, é importante criar uma atmosfera divertida, que estimule a proximidade — música, karaokê e dinâmicas de grupo são algumas sugestões que podem funcionar.
Por outro lado, caso a empresa organize um evento para divulgar um novo produto ou serviço, o ideal é que todos os elementos estejam, de alguma forma, conectados a eles ou às soluções que oferecem. Por exemplo, no lançamento de um novo tipo de chá que acelera o metabolismo, atrações ligadas à vida saudável criam uma atmosfera perfeita para a divulgação.
Outro fator importante, e que faz toda a diferença, é contar com especialistas em todas as etapas, ou seja, desde o planejamento até o dia do evento.
Para economizar no orçamento, não é incomum que empresas convoquem os próprios funcionários e deleguem a eles a responsabilidade de organizar os eventos empresariais. Mas o que muitos não se dão conta é que deixar um evento empresarial, seja ele qual for, nas mãos de quem não tem conhecimento técnico para isso, pode colocar a imagem da empresa em risco.
Afinal, somente profissionais experientes são capazes de resolver imprevistos no menor tempo possível, prever as mais variadas situações e tomar todos os cuidados para evitar cada uma delas.
Isso inclui desde a decoração até as fotos que, muitas vezes, são solicitadas que sejam tiradas dos smartphones dos próprios colaboradores, a fim de reduzir gastos. No entanto, as fotos profissionais em eventos corporativos são essenciais para garantir bons registros, qualidade nas fotografias, entre muitos outros pontos.
Sempre que possível, aproveite a oportunidade do evento corporativo para divulgar uma novidade, em primeira mão, aos convidados. Essa é uma forma de fazer com que eles se sintam especiais e queiram voltar nos próximos eventos. Afinal, todo mundo gosta de exclusividade.
Um evento não deve acabar com o seu fim. É preciso, de alguma forma, ter em mãos algum meio de contato dos convidados para agradecer a todos pela presença, coletar feedbacks e perguntar sobre pontos positivos e negativos do evento. Isso faz com que público se sinta realmente importante
Esse contato pós-evento serve também para anotar ideias para os próximos, mostra que a empresa tem interesse real em evoluir e, ainda, cultiva o bom relacionamento com o público, clientes em potencial, colaboradores etc.
Gostou das dicas? Então comece a pensar nas infinitas possibilidades de eventos empresariais que podem fazer sucesso na sua empresa. Aproveite também para compartilhar este artigo nas redes sociais e marcar os seus amigos que vão adorar entender mais sobre o assunto!
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