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6 dicas para montar eventos empresariais perfeitos!

Os motivos que justificam a organização de eventos empresariais são os mais variados possíveis: confraternizações, lançamento de novos produtos, divulgação de campanhas promocionais, entre muitos outros.

Contudo, todo evento — seja qual for o seu objetivo — deve, antes de mais nada, encantar os convidados. E para que isso aconteça é preciso dar o máximo de atenção mesmo aos menores detalhes.

Como escolher os fornecedores? Quando começar a se planejar? Por onde começar? Todas essas dúvidas são comuns e a seguir você encontra algumas dicas que podem lhe ajudar a esclarecê-las.

Qual a importância dos eventos empresariais?

De acordo com o dicionário Houaiss da Língua Portuguesa, a palavra evento significa “qualquer acontecimento (festa, espetáculo, comemoração, solenidade etc.) organizado por especialistas, com objetivos institucionais, comunitários ou promocionais“. Ou seja, para ser caracterizado um evento, é necessário que haja a organização por especialistas e também um objetivo central.

Grande parte dos eventos são caracterizados pela reunião de pessoas, unidas por um objetivo comum. Uma festa de aniversário, por exemplo, reúne convidados a fim de parabenizar o aniversariante.

Já um evento empresarial, especificamente, quando organizado de forma adequada, tem o papel de aproximar a marca dos seus stakeholders —  clientes, fornecedores, colaboradores, sindicatos e até da comunidade — tornando esse relacionamento mais sólido, além de motivar os colaboradores.

Por que é importante se planejar?

“Quero montar eventos empresariais, por onde devo começar?” Você deve estar se perguntando e, sem dúvida, o primeiro passo é o planejamento. Assim como antes de preparar uma receita é necessário verificar quais os ingredientes disponíveis, um evento começa muito antes da data de seu acontecimento.

O planejamento tem papel de definir qual será a data e horário do evento, o tema, o número máximo de convidados, o objetivo, as atrações, os prazos, a estratégia de divulgação, os equipamentos e equipes necessárias para que tudo aconteça e assim por diante. Dessa forma, quanto mais cirúrgico for o planejamento, mais precisa será a execução do evento.

É como diz uma citação, geralmente atribuída a Abraham Lincoln “Dê-me seis horas para derrubar uma árvore e passarei as quatro primeiras afiando o machado“. Ou seja, essa fase do evento é o momento de afiar as ferramentas.

Dada a importância dessa etapa, a recomendação é: documente tudo. Elabore um controle único, categorize todos os itens do evento e anote quem é o responsável por cada um deles. Por exemplo: alimentação (entrada, prato principal e sobremesa) —  responsabilidade de fulano.

Como organizar eventos empresariais de sucesso?

Agora que você já sabe quanto é importante montar eventos empresariais e qual a necessidade do planejamento, confira 6 dicas que vão garantir o sucesso total do seu próximo evento.

1. Planeje com antecedência

Quanto antes o planejamento começar, maior será a tranquilidade para escolher fornecedores, estudar o local ideal para a realização do evento e negociar custos. Além disso, há mais tempo para se proteger de imprevistos, o que diminui as chances de que algo dê errado no grande dia.

Só quem já organizou um evento com prazo apertado sabe quanto isso pode ser prejudicial para o seu sucesso. Afinal, os níveis de estresse de toda a equipe envolvida tendem a aumentar e de acordo com Ari Putkonen, pesquisador da Universidade de Oulu (Finlândia), “a pressão do tempo e a sobrecarga mental afetam o desempenho geral e a qualidade e a capacidade de inovação do trabalho“.

2. Conte com fornecedores de qualidade

Imagine que uma empresa organiza um evento para apresentar seus novos produtos a clientes em potencial, mas o fornecedor responsável pelos aparelhos de som e telão não aparece.

Além da dor de cabeça que esse problema pode causar, os convidados certamente levarão consigo uma imagem negativa sobre a empresa. Afinal, a situação pode passar a impressão que a empresa não tem cuidado com os detalhes.

Para evitar qualquer situação parecida, é fundamental contar com bons fornecedores. E só é possível descobrir isso por meio de pesquisas detalhadas. Por isso, busque recomendações e avaliações, marque uma reunião pessoal com os prestadores de serviço e, por último, confira se há alguma queixa grave sobre a empresa em portais como o Reclame Aqui —  maior site de reclamações de consumidores do Brasil.

3. Defina o objetivo do evento

É importante que o evento tenha um objetivo claro. Por exemplo, uma festa de confraternização para os colaboradores têm como objetivo promover a integração entre todos os convidados. Nesse caso, é importante criar uma atmosfera divertida, que estimule a proximidade —  música, karaokê e dinâmicas de grupo são algumas sugestões que podem funcionar.

Por outro lado, caso a empresa organize um evento para divulgar um novo produto ou serviço, o ideal é que todos os elementos estejam, de alguma forma, conectados a eles ou às soluções que oferecem. Por exemplo, no lançamento de um novo tipo de chá que acelera o metabolismo, atrações ligadas à vida saudável criam uma atmosfera perfeita para a divulgação.

4. Conte com uma equipe especialista

Outro fator importante, e que faz toda a diferença, é contar com especialistas em todas as etapas, ou seja, desde o planejamento até o dia do evento.

Para economizar no orçamento, não é incomum que empresas convoquem os próprios funcionários e deleguem a eles a responsabilidade de organizar os eventos empresariais. Mas o que muitos não se dão conta é que deixar um evento empresarial, seja ele qual for, nas mãos de quem não tem conhecimento técnico para isso, pode colocar a imagem da empresa em risco.

Afinal, somente profissionais experientes são capazes de resolver imprevistos no menor tempo possível, prever as mais variadas situações e tomar todos os cuidados para evitar cada uma delas.

Isso inclui desde a decoração até as fotos que, muitas vezes, são solicitadas que sejam tiradas dos smartphones dos próprios colaboradores, a fim de reduzir gastos. No entanto, as fotos profissionais em eventos corporativos são essenciais para garantir bons registros, qualidade nas fotografias, entre muitos outros pontos.

5. Divulgue uma novidade

Sempre que possível, aproveite a oportunidade do evento corporativo para divulgar uma novidade, em primeira mão, aos convidados. Essa é uma forma de fazer com que eles se sintam especiais e queiram voltar nos próximos eventos. Afinal, todo mundo gosta de exclusividade.

6. Considere a etapa de pós-evento

Um evento não deve acabar com o seu fim. É preciso, de alguma forma, ter em mãos algum meio de contato dos convidados para agradecer a todos pela presença, coletar feedbacks e perguntar sobre pontos positivos e negativos do evento. Isso faz com que público se sinta realmente importante

Esse contato pós-evento serve também para anotar ideias para os próximos, mostra que a empresa tem interesse real em evoluir e, ainda, cultiva o bom relacionamento com o público,  clientes em potencial, colaboradores etc.

Gostou das dicas? Então comece a pensar nas infinitas possibilidades de eventos empresariais que podem fazer sucesso na sua empresa. Aproveite também para compartilhar este artigo nas redes sociais e marcar os seus amigos que vão adorar entender mais sobre o assunto!

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